Microsoft Office ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Schule, die Universität und das Berufsleben. Aber nutzt du die zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten dieser Office-Suite auch bestmöglich? Wir haben einige Tipps für dich zusammengestellt, wie du deine Produktivität im Umgang mit den Office-Apps steigern kannst.

Die Tipps auf einen Blick

- Wähle die richtige Lizenz

- Beherrsche Tastaturkürzel bzw. Shortcuts

- Organisiere dich mit OneNote

- Vorlagen für ein einheitliches Design

- effizienter arbeiten mit Excel-Tabellen

- Zusammenarbeit in Echtzeit mit Teams

- clevere Nutzung von Outlook

- cloud-basierte Dokumentenspeicherung mit OneDrive

- Optimierung von PowerPoint-Präsentationen

- Nutze Online-Ressourcen

- Behalte die Datensicherheit im Auge

Vorstellung der Tipps

Wähle die richtige Lizenz: Nicht alle Apps sind in jeder Office-Lizenz enthalten. Informiere dich deshalb, welche Anwendungen du wirklich benötigst. Als Beispiel: Publisher ist in der Schule unnötig, kann aber im Berufsleben unverzichtbar sein.

Beherrsche Tastaturkürzel bzw. Shortcuts: Tastaturkürzel (englisch: "Shortcuts") sind der Schlüssel zum Zeitsparen. Lerne die wichtigsten Tastenkombinationen für Programme wie Word, Excel und PowerPoint.

Organisiere dich mit OneNote: OneNote ist dein digitales Notizbuch. Erstelle To-Do-Listen, halte Besprechungsnotizen fest oder organisiere deine Gedanken. OneNote lässt sich nahtlos mit anderen Office-Anwendungen synchronisieren und bietet eine zentrale Plattform für deine Ideen.

Vorlagen für ein einheitliches Design: In PowerPoint und Word kannst du Vorlagen verwenden, um ein einheitliches Design zu gewährleisten. Erstelle professionelle Dokumente und Präsentationen, indem du benutzerdefinierte Vorlagen verwendest, die dein Logo, dein Farbschema und deine Schriftarten integrieren.

Effizienter arbeiten mit Excel-Tabellen: Für Excel-Nutzer/innen sind Pivot-Tabellen und Datenfilter wichtige Verbündete. Nutze diese Funktionen, um Daten zu analysieren und relevante Informationen schnell zu filtern. Das ist besonders nützlich, wenn du mit großen Datensätzen arbeitest.

Zusammenarbeit in Echtzeit mit Teams: Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit in Echtzeit. Nutze Chat, Dateiaustausch und Online-Meetings, um die Kommunikation im Team bzw. mit deiner Arbeitsgruppe zu optimieren.

Clevere Nutzung von Outlook: Outlook ist nicht nur eine E-Mail-Plattform. Nutze die Kalender- und Terminplanungsfunktionen, um Meetings und sonstige Aufgaben zu planen. Verwende Regeln, um E-Mails automatisch zu organisieren.

Cloudbasierte Dokumentenspeicherung mit OneDrive: Speichere deine Dokumente in OneDrive. Auf diese Weise kannst du von unterschiedlichen Geräten und damit auch unterschiedlichen Orten auf die Dateien zugreifen, was dir Flexibilität gibt.

Optimierung von PowerPoint-Präsentationen: Für ansprechende Präsentationen solltest du Feature wie den Folienmaster nutzen. Überfrachte deine Präsentation nicht mit zu viel Text und nutze visuelle Gestaltungsmittel, um deinen Inhalt gekonnt zu unterstreichen. 

Nutze Online-Ressourcen: Halte dich über neue Funktionen und bewährte Verfahren auf dem Laufenden, indem du in den zahlreichen Online-Ressourcen von Microsoft recherchierst. Die Office-Anwendungen werden ständig weiterentwickelt, und eine kontinuierliche Weiterbildung ermöglicht es dir, alle Funktionen optimal zu nutzen. Wenn du nicht Office 365 nutzt, achte auf dabei auch das Support-Ende für deine Lösung. Als Beispiel: Microsoft stellt den Windows 10 Support spätestens 2025 ein. Dies könnte auch Folgewirkungen für ältere Office-Versionen haben, da diese für Windows 10 optimiert wurden.

Behalte die Datensicherheit im Auge: Achte darauf, vertrauliche Informationen in Dokumenten zu schützen. Datenschutz ist generell ein wichtiges Thema. Nutze die Sicherheitsfunktionen von Word, Excel und PowerPoint, um Dokumente zu verschlüsseln und den Zugriff zu beschränken.

Fazit: Eine intensivere Einarbeitung in die Office-Apps lohnt sich

Die vorherigen Abschnitte zeigen: Um mit den Office-Anwendungen so effektiv wie möglich zu arbeiten, ist eine intensivere Einarbeitung in die einzelnen Apps empfehlenswert. Diese lohnt sich mittel- und langfristig schließlich immer, da du so die umfangreichen Funktionen wirklich auch nutzen kannst.